ในยุคที่โปรแกรมคอมพิวเตอร์เริ่มกลายมาเป็นกำลังสำคัญในการทำธุรกิจ ทางออกเดียวที่จะทำให้องค์กรปรับตัวได้ และแข็งแรงมากขึ้น ไม่ใช่การนำเทคโนโลยีมาแทนที่คน แต่เป็นการพัฒนาให้พนักงานมีทักษะความรู้ในการใช้งานโปรแกรมต่างๆ เพื่อให้ทำงานร่วมกับคอมพิวเตอร์ได้อย่างราบรื่น

                โดยหนึ่งในโปรแกรมที่คนในภาคธุรกิจควรรู้จัก คือ โปรแกรมวางแผนงาน ผู้ช่วยที่จะทำให้องค์กรเกิดการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง และเดินหน้าได้เร็วขึ้น

โปรแกรมวางแผนงานช่วยเสริมแกร่งธุรกิจได้อย่างไร

                เมื่อธุรกิจเริ่มเติบโตขึ้นเรื่อยๆ และมีรายได้เพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง นั่นหมายความว่า ปริมาณลูกค้าและปริมาณงาน ก็ต้องมีมากขึ้นตามไปด้วย ดังนั้น ถ้าองค์กรอยากทำให้ตนเองมีรายได้ที่การเติบโตอย่างยั่งยืน จึงจำเป็นต้องสร้างรากฐานให้องค์กรมีความแข็งแกร่งก่อน

โดยเริ่มต้นจากการวางแผนการทำงานของทุกฝ่าย ด้วย “โปรแกรมวางแผนงาน” เพื่อทุ่นแรงของพนักงาน และลดความผิดพลาดจาก Human Error ที่อาจเกิดจากการทำงานมากเกินกว่าที่ร่างกายรับไหว เช่น ข้อมูลลูกค้าผิดพลาด ใส่ตัวเลขงบประจำปีผิดไปหลักสตางค์ ฯลฯ เพราะสิ่งเหล่านี้แม้จะดูเหมือนเป็นการผิดพลาดเพียงเล็กน้อย แต่สามารถสร้างความเสียหายต่อผู้เกี่ยวข้องได้อย่างมหาศาล

ใครบ้างที่ควรใช้โปรแกรมวางแผนงาน

            ผู้ที่เหมาะกับการใช้โปรแกรมวางแผนงาน คือ “ทุกคน” ซึ่งหมายรวมถึงผู้บริหาร และพนักงานทุกแผนก เพราะโปรแกรมวางแผนงานเป็นสื่อกลางที่จะดึงข้อมูลจากแผนกต่างๆ มาวิเคราะห์ และประมวลผล เพื่อเสนอแนะแนวทางการทำงานที่เหมาะสมให้กับผู้บริหาร ดังนั้นทุกคนในองค์กรจึงควรรู้ถึงการทำงานของโปรแกรมนี้เท่าๆ กัน และสามารถใช้งานได้ เพื่อเชื่อมโยงการทำงานระหว่างกัน

                เช่น แผนกขายจำเป็นต้องใช้กรอกชื่อ เบอร์โทร และที่อยู่ของลูกค้าเข้าสู่โปรแกรม เพื่อให้แผนกขนส่ง และแผนกบริการหลังการขาย นำไปใช้ดูแลลูกค้าต่อไป โดยเมื่อครบหนึ่งเดือน ครบไตรมาส หรือครบปีแล้ว ผู้บริหารระดับสูงจะสามารถเรียกดูข้อมูลเหล่านั้น เผื่อนำมาวางแผน และพัฒนาการทำงานในครั้งต่อไปได้ เพราะข้อมูลจากโปรแกรม จะทำให้ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องเห็นการทำงาน รวมถึงปัญหาต่างๆ ในภาพรวมได้อย่างชัดเจน

โปรแกรมวางแผนงานที่องค์กรควรมี

                สำหรับโปรแกรมวางแผนงานที่องค์กรควรเลือกมาใช้งาน ควรเป็นโปรแกรมที่ได้มาตรฐาน และมีความปลอดภัยสูง เพื่อให้การจัดเก็บ ประมวลผล และนำเสนอข้อมูล มีประสิทธิภาพสูงสุด รวมทั้งทำให้ข้อมูลที่เป็นความลับทางธุรกิจ ไม่รั่วไหลไปสู่ภายนอกได้ง่ายๆ

ใช้โปรแกรมวางแผนงานอะไรดี

            โปรแกรมวางแผนงาน Business Activity Management System (BAMS) เป็นหนึ่งในตัวเลือกที่น่าสนใจของทุกองค์กร เพราะพัฒนาขึ้นโดย บริษัท วิศวกรรมซอฟต์แวร์ จำกัด ผู้เชี่ยวชาญด้านการพัฒนาซอฟต์แวร์สำหรับองค์กรด้านธุรกิจและอุตสาหกรรมชั้นนำของไทย การันตีด้วยรางวัล IP Champion จากกรมทรัพย์สินทางปัญญา กระทรวงพาณิชย์ อีกทั้งยังมาพร้อมกับคุณสมบัติที่สามารถช่วยเสริมแข็งแกร่งธุรกิจได้อย่างน่าสนใจ อาทิ

• ใช้งานแบบเรียลไทม์ได้จากทุกแพลตฟอร์ม เพราะจัดเก็บฐานข้อมูลไว้บน Cloud ทำให้ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงฐานข้อมูลผ่านอินเทอร์เน็ต ได้จากทุกที่ ตลอด 24 ชม.
• ประหยัดค่าใช้จ่ายในการจัดซื้อเครื่องมือจัดเก็บข้อมูล
• สามารถปรับแต่งหน้าตาของโปรแกรมได้ตามความต้องการ
• ใช้งานควบคู่กับฟังก์ชั่นอื่นได้ เช่น ระบบลงเวลาเข้า-ออกงาน ลิสต์รายการที่ต้องทำ (To do List) การสร้างใบเสนอราคา กราฟรายงานผล ระบบแจ้งเตือนผู้ใช้งาน เป็นต้น

อย่างไรก็ตาม การจะใช้โปรแกรมวางแผนงานให้ได้ผลลัพธ์ที่ดี นอกจากจะเทรนพนักงานให้ใช้โปรแกรมเป็นแล้ว องค์กรธุรกิจควรกำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของการใช้โปรแกรมให้ชัดเจนด้วย ว่าจะใช้เพื่อวางแผนในด้านใด เพื่อตั้งค่าโปรแกรมให้สอดคล้องกัน